Privacyverklaring

In het kort

Dit platform is van de gemeente Leeuwarden.
Je hebt alleen een gebruikersnaam en e-mailadres nodig om mee te doen. Daarbij vragen we niet om je geboortedatum, adres of telefoonnummer.
Wordt jouw idee gekozen en ga je het uitwerken? Dan vragen we in die stap wel contactgegevens, bijvoorbeeld de naam en het telefoonnummer van je begeleider. Die staan niet op de openbare site.
Wat je op het platform zet (je idee, je toelichting) is openbaar. Op wie je stemt of wat je stemt is niet openbaar.
We verkopen je gegevens nooit en sturen ze niet naar anderen.
Ben je jonger dan 16? Dan mag je alleen meedoen als je ouders of verzorgers het goed vinden. Bij sommige projecten vragen we daarom het e-mailadres van je ouder of verzorger. Die krijgt van ons één e-mail met een knop; pas als daarop is geklikt, staat jouw idee op de site.
Je kunt je account zelf verwijderen, wanneer je maar wilt. Gebruik je je account een jaar lang niet, dan verwijderen wij het voor je.
Vragen? Stel ze via het contactformulier.

Wie is verantwoordelijk voor jouw gegevens?

De gemeente Leeuwarden is verantwoordelijk voor dit platform en voor wat er met jouw gegevens gebeurt. Het platform wordt in opdracht van de organisatie gebouwd en technisch beheerd door een Nederlands bureau. Daarover zijn schriftelijke afspraken gemaakt (een verwerkersovereenkomst). Het platform draait op servers in Nederland.

Welke gegevens gebruiken we van jou?

Als je een account maakt:

een gebruikersnaam (die mag verzonnen zijn)
je e-mailadres
je wachtwoord (dat slaan we versleuteld op; niemand kan het lezen, ook wij niet)

Als je meedoet:

wat je zelf op het platform zet: je idee, je toelichting, reacties
de plek van je idee op de kaart, als een project met een kaart werkt (dat is de plek van het idee, niet waar jij bent of woont)
je antwoorden op extra vragen die bij een project horen; die zie je dan gewoon in het formulier
bij sommige projecten: of je al een begeleider hebt en bij welke organisatie die werkt, of anders waar je hulp bij kunt gebruiken
soms een vinkje waarmee je iets verklaart, bijvoorbeeld over je leeftijd of dat je in de gemeente woont (we slaan géén geboortedatum op)
je stem, als er gestemd kan worden (wie op wat stemt is niet openbaar)

Als je jonger bent dan 16 en meedoet aan een project waarvoor toestemming van je ouders nodig is:

je antwoord op de vraag of je jonger bent dan 16 (we vragen niet naar je geboortedatum en slaan die ook niet op)
het e-mailadres van je ouder of verzorger. Dat gebruiken we voor één ding: die persoon één e-mail sturen met de vraag of jij mee mag doen, en het antwoord vastleggen. We gebruiken het adres niet om nieuwsbrieven te sturen, we nemen er verder geen contact mee op, en het komt nooit openbaar op de site.
het moment waarop je ouder of verzorger op de knop in die e-mail klikte. Dat bewaren we als bewijs dat de toestemming er echt is.

Krijgen we binnen veertien dagen geen antwoord? Dan vervalt de link en verwijderen we jouw inzending én het e-mailadres van je ouder. Zonder toestemming mogen we die gegevens namelijk niet bewaren. Je kunt daarna gewoon opnieuw meedoen.

Als je namens een organisatie meedoet, of als begeleider een idee indient:

de naam van de organisatie waar je werkt. Let op: die naam komt wel openbaar bij het idee te staan, zodat iedereen ziet namens wie het is ingediend.
je antwoord op de vraag welke mensen hierbij betrokken zijn en hoe. Dat is niet openbaar.

Als jouw idee wordt gekozen en je gaat het uitwerken:

de naam, het e-mailadres en het telefoonnummer van de begeleider die met je meeschrijft
de namen van de mensen in jouw groep en wat ieders rol is
de organisatie waar de begeleider werkt

Deze gegevens zijn niet openbaar. Alleen de mensen die de ideeën beoordelen en de mensen die het platform beheren kunnen ze zien. Ze staan er zodat we contact kunnen opnemen over de uitwerking van jouw idee. De naam en organisatie van je begeleider komen alleen bij het idee te staan als die persoon dat zelf bevestigt.

Automatisch:

bezoekersstatistieken, zonder cookies en met geanonimiseerde IP-adressen; we kunnen dus niet zien wie jij bent

Waarvoor gebruiken we die gegevens?

om je te laten meedoen: ideeën indienen, reageren en stemmen
om contact met je op te nemen over jouw idee
om samen met jou een gekozen idee uit te werken, en om je begeleider daarbij te kunnen bereiken
om aan je ouder of verzorger te vragen of jij mee mag doen, als je jonger bent dan 16 en het project daarom vraagt
om misbruik te voorkomen, bijvoorbeeld nepaccounts of kwetsende teksten
om te zien hoeveel mensen het platform gebruiken (anoniem)

Vul je bij je idee in dat je al een begeleider hebt? Dan nemen wij zelf geen contact met die persoon op. We vragen dat alleen om te weten of je al hulp hebt. Wil je dat iemand met je meeschrijft aan de uitwerking, dan nodig je die persoon zelf uit. Hij of zij krijgt dan van ons een e-mail met een link. Dat e-mailadres gebruiken we alleen voor die uitnodiging.

E-mails over nieuws of reacties krijg je alleen als je dat zelf aanzet in je account. Dat staat standaard uit, en je kunt het altijd weer uitzetten.

Mag dit zomaar?

Ja, en we leggen uit waarom. Meedoen aan dit platform is vrijwillig. Daarom gebruiken we jouw gegevens omdat jij daar zelf toestemming voor geeft: als je een idee indient, zet je een vinkje waarmee je zegt dat wij je gegevens mogen gebruiken om je inzending te behandelen. Dat vinkje staat los van de gebruiksvoorwaarden, en je kunt je toestemming altijd weer intrekken, zonder uitleg. Hoe dat gaat lees je hieronder bij "Wat zijn jouw rechten?".

Dat de gemeente Leeuwarden zo'n platform aanbiedt, hoort bij haar publieke taak: inwoners laten meedenken en meebeslissen over hun eigen omgeving. Maar of jij meedoet, en of wij daarbij jouw gegevens gebruiken, beslis je zelf.

Ben je jonger dan 16? Dan mag jij die toestemming volgens de wet nog niet alleen geven (artikel 8 van de AVG). Bij projecten waar jongeren onder de 16 kunnen meedoen, vragen we daarom het e-mailadres van je ouder of verzorger en leggen we hun antwoord vast. Pas als zij op de knop in die e-mail hebben geklikt, doe je echt mee.

Hoe lang bewaren we jouw gegevens?

Je account: dat bewaren we zolang jij het zelf niet verwijdert. Gebruik je je account een jaar lang niet, dan verwijderen wij het voor je.
Ideeën en stemuitslagen: na afloop van een stemronde halen we bij de ideeën die niet zijn gekozen de naam van de indiener van de openbare site. Het idee zelf en de uitslag blijven zichtbaar, zodat iedereen kan terugzien hoe de beslissing tot stand kwam. Bij gekozen ideeën blijft de naam staan zolang het idee wordt uitgevoerd.
Gegevens uit de uitwerking: wordt jouw idee niet gekozen, dan halen we de contactgegevens en de namen van je groep weg zodra de ronde is afgerond. Wordt je idee wél uitgevoerd, dan bewaren we ze tot een jaar na afronding van de uitvoering, zodat we je kunnen bereiken zolang het loopt en daarna kunnen verantwoorden hoe het geld is besteed. Daarna halen we ze weg.
Het e-mailadres van je ouder of verzorger: dat bewaren we alleen zolang het nodig is. Komt er geen antwoord, dan vervalt de link na veertien dagen en verwijderen we het adres samen met je inzending. Komt de toestemming er wel, dan bewaren we het adres en het moment van toestemming zolang jouw idee loopt, als bewijs dat de toestemming er was.
Statistieken: die zijn anoniem; daar zitten geen persoonsgegevens in.

Je kunt je account altijd zelf verwijderen via je accountinstellingen.

Wie kan er bij jouw gegevens?

Medewerkers van de organisatie die het platform beheren. Zij kunnen ook teksten aanpassen of verwijderen, bijvoorbeeld als iemand per ongeluk een telefoonnummer of achternaam in een toelichting zet. Dat doen ze om jou te beschermen.
De mensen die de ideeën beoordelen. Zij zien ook de contactgegevens die je invult als je een gekozen idee uitwerkt, want zij moeten je kunnen bereiken.
De technische beheerder van het platform, alleen voor onderhoud en beveiliging.
Verder niemand. We verkopen niets en delen niets met andere bedrijven. Alleen voor het versturen van e-mail gebruiken we een Nederlandse maildienst; de afspraken daarover staan in de verwerkersovereenkomst.

Cookies

Het platform gebruikt alleen functionele cookies: één om je ingelogd te houden en één als je "onthoud mij" aanvinkt. Er zijn geen tracking- of advertentiecookies, en er kijken geen andere bedrijven mee. Daarom zie je ook geen cookiebanner: die is hier niet nodig.

Wat zijn jouw rechten?

Je mag altijd:

inzien welke gegevens we van je hebben
gegevens laten aanpassen als ze niet kloppen
je gegevens laten verwijderen (je account weghalen kan je zelf)
bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens
je toestemming intrekken. Dat kan zonder uitleg, en het moet net zo makkelijk zijn als het geven ervan. Bij je eigen idee op de site staat daarvoor de knop "Toestemming intrekken", en in de e-mail die je kreeg toen je het indiende staat dezelfde link. Wat er dan weggaat, zie je eerst op een tussenscherm; daarna zijn je persoonsgegevens weg. Intrekken geldt vanaf dat moment: wat daarvóór met jouw toestemming is gedaan, blijft geldig.

Gebruik daarvoor het contactformulier en kies "Een vraag over mijn gegevens (privacy)". Je vraag komt dan terecht bij de mensen die over jouw gegevens gaan. Ben je niet tevreden over het antwoord? Dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (autoriteitpersoonsgegevens.nl). De gemeente Leeuwarden heeft ook een Functionaris Gegevensbescherming. Dat is iemand die binnen de gemeente toezicht houdt op hoe er met persoonsgegevens wordt omgegaan. Je kunt die bereiken via FG@leeuwarden.nl.

Vragen?

Snap je iets niet, of wil je gewoon even weten hoe iets zit? Stel je vraag via het contactformulier. Je hoeft geen moeilijke woorden te gebruiken; gewoon je vraag stellen is genoeg, en je krijgt antwoord op het e-mailadres dat je invult.

Deze verklaring is voor het laatst aangepast op [datum]. Als er iets verandert, passen we deze pagina aan.

Deze info afdrukken